Zeitkonto verwenden

Auf dieser Seite erfährst du, wie du dein Zeitkonto verwenden und prüfen kannst.

Dein Zeitkonto

Im Zeitkonto werden deine Über- oder Unterstunden gesammelt. Arbeitest du mehr als die vereinbarte Wochenarbeitszeit, gehen die Überstunden am Ende der Kalenderwoche auf das Zeitkonto. Arbeitest du weniger als die vereinbarte Wochenarbeitszeit, werden die Unterstunden am Ende der Kalenderwoche vom Zeitkonto abgezogen.

Auf dem Dashboard siehst du den aktuellen Stand deines Zeitkontos und eine Darstellung der aktuellen Woche. Hier werden folgende Informationen angezeigt:

• Überstunden: Den aktuellen Stand des Überstundenkontos. Der Stand des Überstundenkontos wird jeweils nach Ablauf einer Kalenderwoche automatisch aktualisiert.

• Woche: Erfasste Arbeitszeit und Soll-Arbeitszeit gemäß Arbeitszeitvereinbarung in der laufenden Kalenderwoche

• Wochentage: Je Wochentag wird dir die Soll-Arbeitszeit gemäß Arbeitszeitvereinbarung und die Abweichung zur erfassten Arbeitszeit angezeigt. So ist einfach zu sehen, an welchem Tag mehr und an welchem Tag weniger gearbeitet wurde.

Damit du dein Zeitkonto verwenden kannst, muss für dich eine Arbeitszeitvereinbarung angelegt sein. Soll auch dein Urlaub berücksichtigt werden, muss dein Urlaubskonto eingerichtet sein. Zudem sollten die an deinem Standort gültigen Feiertage gepflegt sein.

Mein Zeitkonto prüfen

In ZeitFabrik kannst du alle erfassten Zeiten und sonstigen Veränderungen (wie Urlaub und Krankheit) auf deinem Zeitkonto nachvollziehen.

Übersicht

Klicke dazu auf dem Dashboard in der Kachel “Zeitkonto” auf den Link “Zeitkonto” oder im Menü “Zeiten” auf “Zeitkonto”. Du siehst zunächst eine Übersicht aller Kalenderwochen mit folgenden Informationen:

• deine Soll-Arbeitszeit in Summe pro Kalenderwoche,

• deine erfasste Arbeitszeit in Summe pro Kalenderwoche,

• den Saldo (Soll-Arbeitszeit abzüglich erfasste Arbeitszeit), d.h. die Veränderung deiner Überstunden auf Grund der Zeiterfassungen und

• den Stand deines Überstundenkontos zum Ende der Kalenderwoche.

Die derzeitige Logik zur Verwaltung des Überstundenkontos wurde mit Release 15.3.0 im Juli 2023 eingeführt. Der Stand des Überstundenkontos zum Ende einer Kalenderwoche sowie die Darstellung der Berechnung der Überstunden zum Ende der jeweiligen Kalenderwoche sind ab KW 27 2023 verfügbar, jedoch nicht rückwirkend.

Detailansicht

Klicke auf einen Eintrag in der Liste, um dir eine bestimmte Kalenderwoche genauer anzusehen. Pro Tag siehst du nun

• deine Soll-Arbeitszeit, deine erfasste Arbeitszeit und deine Pausenzeit für diesen Tag in Summe,

• die Zeiterfassungen für diesen Tag mit Beginn, Ende und Dauer,

• die Pausen für diesen Tag mit Beginn, Ende und Dauer,

• ob du an diesem Tag Urlaub, Sonderurlaub oder FFÜ genommen hast,

• ob du an diesem Tag krank warst und

• ob der Tag ein Feiertag war.

Die separate Erfassung von Pausen kannst du dir sparen. ZeitFabrik erkennt selbstständig Zeitabschnitte zwischen Zeiterfassungen am selben Tag und wertet diese als Pausenzeit.

Überstundenkonto

Unterhalb der einzelnen Tage siehst du, welche Veränderungen es auf deinem Überstundenkonto gab. Veränderungen auf dem Überstundenkonto werden wie Buchungen auf deinem Bankkonto gehandhabt und sind damit jederzeit für jeden nachvollziehbar. Veränderungen auf dem Überstundenkonto kommen insbesondere wie folgt zustande:

• Die Berechnung der Überstunden zum Ende der jeweiligen Kalenderwoche. Wenn im Nachhinein Zeiten für eine Woche in der Vergangenheit erfasst oder verändert werden, wird die Zahl entsprechend korrigiert und es entsteht eine neue Buchung.

• Ein genehmigter FFÜ-Antrag.

• Eine manuelle Anpassung der Überstunden durch deinen Vorgesetzten (z.B. wenn diese ausbezahlt werden).

Die derzeitige Logik zur Verwaltung des Überstundenkontos wurde mit Release 15.3.0 im Juli 2023 eingeführt. Der Stand des Überstundenkontos zum Ende einer Kalenderwoche sowie die Darstellung der Berechnung der Überstunden zum Ende der jeweiligen Kalenderwoche sind ab KW 27 2023 verfügbar, jedoch nicht rückwirkend.

Andere Zeitkonten prüfen

In ZeitFabrik kannst du alle erfassten Zeiten und sonstigen Veränderungen (wie Urlaub und Krankheit) auf den Zeitkonten deiner Mitarbeitenden nachvollziehen. Hierüber kannst du insbesondere prüfen, ob deine Mitarbeitenden ihre Zeiten korekt erfassen und ob die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhe- und Pausenzeiten eingehalten werden.

Um das Zeitkonto deiner Mitarbeitenden zu prüfen, klicke zunächst im Menü auf “Personal”. Du siehst nun eine Liste aller Mitarbeitenden. Wähle den Mitarbeiter aus, dessen Zeitkonto du kontrollieren möchtest.

Klicke anschließend im linken Menü auf “Zeitkonto”. Nun wird dir eine Zusammenfassung auf Wochenebene angezeigt.

Wie bei der Ansicht deines eigenen Zeitkontos kannst du auf eine Woche klicken, um die erfassten Zeiten und sonstigen Buchungen auf dem Zeitkonto deines Mitarbeiters zu prüfen.

Berechtigung prüfen

In ZeitFabrik kannst du einstellen, wer die Zeitkonten ansehen darf. Öffne dazu das Menü “Organisation”, gehe zu “Organisationseinheiten” und klicke auf deine Organisationseinheit. Klicke nun im linken Menü auf “Aufgaben”. Im Bereich “Zeiterfassung” kannst du hierzu folgende Optionen wählen:

• Vorgesetzte betrachten Zeitkonto für Mitarbeiter: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer die Zeitkonten seiner Mitarbeiter ansehen.

• Vorgesetzte betrachten Zeitkonto für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer sein eigenes Zeitkonto ansehen und verwenden.

• Mitarbeiter betrachten Zeitkonto für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Mitarbeiter sein eigenes Zeitkonto ansehen und verwenden.

Mehr zur Einstellung von Berechtigungen findest du hier.

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