Zeiten verteilen

PROFESIONAL

Auf dieser Seite erfährst du, wie du Zeiten auf Aufträge verteilen kannst.

Eigene Zeiten verteilen

Du kannst deine erfassten Zeiten auf Aufträge verteilen, um sie anschließend deinen Kunden in Rechnung zu stellen. Lege zunächst einen Kunden und einen Auftrag an, falls noch nicht geschehen. Du kannst deine Zeiten nachträglich verteilen oder die Auftragsstoppuhr nutzen, um die Zeiten direkt während der Erfassung zuzuordnen.

Erfasste Zeiten nachträglich verteilen

Auf deinem Dashboard siehst du in der Kachel “Zeit verteilen”, welche Zeiten du noch nicht auf Aufräge verteilt hast. Klicke auf den entsprechenden Eintrag und anschließend auf den Button “Verteilen”, um die erfassten Zeiten zu verteilen.

Du kannst nun folgendes angeben:

• Auftrag: Der Auftrag, auf den die Zeit verteilt werden soll.

• Zeit: Die Zeit, die auf diesen Auftrag verteilt werden soll. ZeitFabrik schlägt dir die Zeit vor, die noch nicht verteilt wurde. Du kannst die Zeit manuell korrigieren, wenn du z.B. deine Zeiten eines Tages auf mehrere Aufträge verteilen möchtest.

• Kommentar: Ein Kommentar, der auf dem Tätigkeitsnachweis zur Rechnung erscheint. Je nach Einstellung am Auftrag ist der Kommentar Pflicht oder optional.

Nachdem du deine erfasste Zeit eines Tages verteilt hast, siehst du die verteilten Zeiten in der Übersicht untereinander.

Auf deinem Dashboard in der Kachel “Zeit verteilen” ist nun vermerkt, dass alle Zeiten verteilt wurden.

Grundsätzlich geht ZeitFabrik davon aus, dass deine gesamte erfasste Zeit auf Aufträge verteilt wird - sofern du dieses Feature nutzt. So hast du immer im Blick, ob alle Zeiten verteilt sind oder nicht. Für interne Themen kannst du einfach einen internen Auftrag anlegen. Ob nachher alle verteilten Zeiten berechnet werden, entscheidest du bei der Erstellung einer Rechnung.

Erfasste Zeiten direkt verteilen (Auftragsstoppuhr)

Auf deinem Dashboard findest du die Auftragsstoppuhr. Anstatt deine Zeiten nachträglich zu verteilen, kannst du hier direkt einen Auftrag auswählen, wenn du mit der Arbeit an diesem Auftrag beginnst.

Ebenso wie bei der nachträglichen Zeitverteilung kannst du einen Kommentar hinterlegen, der im Tätigkeitsnachweis zur Rechnung erscheint. Wenn du mit der Arbeit an diesem Auftrag fertig bist, kannst du die Auftragsstoppuhr stoppen und z.B. direkt mit einem anderen Auftrag wieder starten. Im Hintergrund legt ZeitFabrik die entsprechenden Zeitverteilungen automatisch an.

Verteilte Zeiten bearbeiten

Wenn du im Menü “Zeiten” oder auf dem Dashboard in der Kachel “Zeit verteilen” auf “Zeitverteilungen” klickst, siehst du eine Liste der Tage, an denen du Zeiten erfasst hast. In den Spalten werden folgende Informationen zur Zeitverteilung dargestellt:

• Status

  • Verteilbar: An diesem Tag sind noch nicht alle erfassten Zeiten auf Aufträge verteilt.

  • Vollständig verteilt: An diesem Tag sind alle erfassten Zeiten auf Aufträge verteilt.

  • Überbucht: An diesem Tag sind mehr Zeiten auf Aufträge verteilt, als erfasst wurden.

• Datum: Der Tag, an dem die Zeiten erfasst wurden.

• Verteilbare Zeit: Die erfasste, aber noch nicht verteilte Zeit.

Wenn du nun auf einen Eintrag in der Liste klickst, siehst du die Verteilung auf die Aufträge an diesem Tag. Nach Klick auf einen Eintrag kannst du diesen bearbeiten oder löschen. Mit Klick auf den Button “Verteilen” kannst du Zeiten neu auf einen Auftrag verteilen.

Zeitverteilungen für Mitarbeiter verwalten

Um die verteilten Zeiten deiner Mitarbeitenden anzusehen, klicke zunächst im Menü auf “Personal”. Du siehst nun eine Liste aller Mitarbeitenden. Wähle den Mitarbeiter aus, dessen verteilte Zeiten du ansehen oder bearbeiten möchtest. Klicke anschließend im linken Menü auf “Zeitverteilungen”. Nun siehst du eine Liste der Tage, an denen Zeiten erfasst wurden. In den Spalten werden folgende Informationen zur Zeitverteilung dargestellt:

• Status

  • Verteilbar: An diesem Tag sind noch nicht alle erfassten Zeiten auf Aufträge verteilt.

  • Vollständig verteilt: An diesem Tag sind alle erfassten Zeiten auf Aufträge verteilt.

  • Überbucht: An diesem Tag sind mehr Zeiten auf Aufträge verteilt, als erfasst wurden.

• Datum: Der Tag, an dem die Zeiten erfasst wurden.

• Verteilbare Zeit: Die erfasste, aber noch nicht verteilte Zeit.

Wenn du nun auf einen Eintrag in der Liste klickst, siehst du die Verteilung auf die Aufträge an diesem Tag. Nach Klick auf einen Eintrag kannst du diesen bearbeiten oder löschen. Mit Klick auf den Button “Verteilen” kannst du Zeiten neu auf einen Auftrag verteilen.

Berechtigung prüfen

In ZeitFabrik kannst du einstellen, wer verteilte Zeiten ansehen und bearbeiten darf. Öffne dazu das Menü “Organisation”, gehe zu “Organisationseinheiten” und klicke auf deine Organisationseinheit. Klicke nun im linken Menü auf “Aufgaben”. Im Bereich “Zeitverteilung” kannst du hierzu folgende Optionen wählen:

• Vorgesetzte verwalten Zeitverteilungen für Mitarbeiter: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer die verteilten Zeiten seiner Mitarbeiter bearbeiten.

• Vorgesetzte verwalten Zeitverteilungen für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer seine eigenen verteilten Zeiten bearbeiten.

• Mitarbeiter verwalten Zeiterfassungen für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Mitarbeiter seine eigenen verteilten Zeiten bearbeiten.

Mehr zur Einstellung von Berechtigungen findest du hier.

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