Urlaub anlegen

Auf dieser Seite erfährst du, wie du Urlaube anlegen kannst, damit diese im Zeitkonto berücksichtigt werden.

Eigene Urlaube verwalten

Als Mitarbeiter kannst du deine eigenen Urlaube ansehen und einen Urlaubsantrag einreichen.

Urlaube ansehen

Klicke auf dem Dashboard in der Kachel “Urlaubskonto” auf “Urlaube” oder im Menü “Zeiten” auf “Urlaube”, um deine bisherigen Urlaube anzusehen. Du siehst zu jedem Urlaub Start- und Endzeitpunkt, den Genehmigungstatus und die Anzahl an verbrauchten Urlaubstagen.

Urlaub beantragen

Klicke auf dem Dashboard in der Kachel “Urlaubskonto” auf “Urlaube” oder im Menü “Zeiten” auf “Urlaube” und anschließend auf “Beantragen”, um einen neuen Urlaub zu beantragen. Ein Urlaub gilt für einen Zeitraum:

• Art des Urlaubs: Mit ZeitFabrik kannst du drei Arten eines Urlaubs beantragen:

  • Urlaub: Mit Urlaub ist regulärer Urlaub gemeint, der von deinem Urlaubskonto abgezogen wird.

  • Sonderurlaub: Wenn du Sonderurlaub beantragst, hat dies keine Auswirkung auf dein Urlaubskonto.

  • FFÜ: Mit FFÜ ist Freizeitausgleich für Überstunden gemeint. Anders als regulärer Urlaub werden hier der beantragten Zeiten von deinem Zeitkonto abgezogen.

• Halber Tag: Aktiviere den Haken, wenn du für einen halben Tag Urlaub haben möchtest. In diesem Fall musst du nur ein Startdatum angeben, für das der Urlaub dann gilt.

• Start: Datum, ab dem der Urlaub gilt.

• Ende: Datum, bis zu dem der Urlaub gilt.

• Kommentar: Du kannst zusätzlich einen Kommentar angeben, um z.B. deinem Vorgesetzten mitzuteilen, dass der Urlaub bereits in deinem Team abgestimmt wurde.

Nachdem du einen Urlaub eingereicht hast, siehst du den Urlaub in der Liste deiner Urlaube. Er bekommt den Status “Ausstehend” und muss als nächstes von deinem Vorgesetzten genehmigt werden.

Wenn du selbst Vorgesetzter bist, wird der Urlaub sofort automatisch genehmigt.

Urlaub bearbeiten oder löschen

Solange ein Urlaub noch nicht genehmigt wurde, kannst du ihn bearbeiten oder löschen. Klicke dazu im Menü “Zeiten” auf “Urlaube” und anschließend auf einen Urlaub, um diesen zu bearbeiten oder zu löschen. Einen genehmigten Urlaub kann dein Vorgesetzter löschen.

Urlaubsantrag akzeptieren oder ablehnen

Als Vorgesetzter musst du den Urlaub deiner Mitarbeiter akzeptieren, damit dieser auf dem Zeit- und Urlaubskonto berücksichtigt wird. Ein kleiner oranger Kreis im rechten Bereich der Menüleiste von ZeitFabrik weist dich darauf hin, dass Einträge zu prüfen sind. Wenn du das Symbol mit dem kleinen orangen Kreis klickst, siehst du die zu prüfenden Einträge.

Klicke auf den Eintrag, den du prüfen möchtest. Du kannst nun den Urlaub akzeptieren oder ablehnen.

Auswirkung im Zeitkonto

Ein Tag mit Urlaub wird im Zeitkonto blau mit einer Sonne dargestellt. Die Soll-Arbeitszeit an diesem Tag beträgt 0 Stunden. Auch wenn der Tag zur Erholung gedacht ist, verbietet dir ZeitFabrik nicht, an diesem Tag Arbeitszeiten zu erfassen. Die erfassten Arbeitzeiten werden als Überstunden gewertet.

Ein genehmigter Urlaub der Art FFÜ führt zudem zu einer Verringerung der Überstunden um den Wert der Sollarbeitszeit im Zeitraum des Urlaubs.

Auswirkung im Urlaubskonto

Nachdem ein regulärer Urlaub genehmigt wurde, werden die Auswirkungen auf dem Dashboard im Urlaubskonto dargestellt:

• Resturlaub: Der Anzahl an Urlaubstagen, die im laufenden Kalenderjahr noch genommen werden können (Urlaubsanspruch abzüglich bereits genehmigter Urlaub).

• Geplanter Urlaub: Urlaube in der Zukunft, die bereits genehmigt wurden.

• Urlaube: Link zur Übersicht der eigenen Urlaube.

Urlaube für Mitarbeiter verwalten

Als Vorgesetzer kannst du die Urlaube deiner Mitarbeiter ansehen und bearbeiten.

Urlaube für Mitarbeiter ansehen

Um die Urlaube deines Mitarbeiters anzusehen, klicke zunächst im Menü auf “Personal”. Du siehst nun eine Liste aller Mitarbeitenden. Wähle den Mitarbeiter aus, dessen Urlaube du ansehen möchtest. Klicke anschließend im linken Menü auf “Urlaube”. Nun werden dir alle Urlaube deines Mitarbeiters angezeigt.

Urlaub für Mitarbeiter anlegen

Um einen Urlaub für deinen Mitarbeiter anzulegen, klicke oberhalb der Liste der Urlaube auf “Anlegen”. Gibt den Zeitraum des Urlaubs an:

• Art des Urlaubs: Mit ZeitFabrik kannst du drei Arten eines Urlaubs anlegen:

  • Urlaub: Mit Urlaub ist regulärer Urlaub gemeint, der vom Urlaubskonto abgezogen wird.

  • Sonderurlaub: Sonderurlaub hat keine Auswirkung auf das Urlaubskonto.

  • FFÜ: Mit FFÜ ist Freizeitausgleich für Überstunden gemeint. Anders als regulärer Urlaub werden hier der beantragten Zeiten vom Zeitkonto abgezogen.

• Halber Tag: Aktiviere den Haken, wenn du für einen halben Tag Urlaub haben möchtest. In diesem Fall musst du nur ein Startdatum angeben, für das der Urlaub dann gilt.

• Start: Datum, ab dem der Urlaub gilt.

• Ende: Datum, bis zu dem der Urlaub gilt.

• Kommentar: Du kannst zusätzlich einen Kommentar angeben, um z.B. mitzuteilen, dass der Urlaub bereits im Team abgestimmt wurde.

Klicke anschließend auf “Anlegen”. Ein Urlaub, den du als Vorgesetzer anlegst, ist sofort wirksam und muss nicht genehmigt werden.

Urlaube für Mitarbeiter bearbeiten oder löschen

Solange ein Urlaub noch nicht genehmigt wurde, kannst du den Urlaub eines Mitarbeiters bearbeiten. Klicke dazu auf den entsprechenden Eintrag in der Liste der Urlaube. Du kannst anschließend Start- und Enddatum oder die Art des Urlaubs verändern. Bereits genehmigte Urlaube können nicht mehr bearbeitet werden. Wenn hier eine Änderung erforderlich ist, kannst du den Urlaub löschen und einen neuen anlegen bzw. beantragen lassen.

Berechtigung prüfen

In ZeitFabrik kannst du einstellen, wer Urlaube anlegen darf. Öffne dazu das Menü “Organisation”, gehe zu “Organisationseinheiten” und klicke auf deine Organisationseinheit. Klicke nun im linken Menü auf “Aufgaben”. Im Abschnitt “Urlaub und Krankmeldung” kannst du drei Optionen wählen:

• Vorgesetzte verwalten Urlaube für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer für sich selbst einen Urlaub erfassen.

• Vorgesetze verwalten Urlaube für Mitarbeiter: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer für einen Mitarbeiter einen Urlaub erfassen.

• Mitarbeiter beantragen Urlaube für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Mitarbeiter über ZeitFabrik einen Urlaub beantragen. Dieser Urlaub wird dem Vorgesetzten zur Prüfung vorgelegt. Der Vorgesetzer kann den Urlaub akzeptieren oder ablehnen.

Mehr zur Einstellung von Berechtigungen findest du hier.

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