Überprüfungen nach ArbZG

Auf dieser Seite erfährst du, wie du sicherstellen kannst, dass die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) eingehalten werden.

Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) beinhaltet verschiedene Regelungen zu Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten. Als Unternehmer bist du verpflichtet, auf die Einhaltung dieser Regelungen zu achten. ZeitFabrik unterstützt dich dabei, indem die Regelungen an Hand der erfassten Zeiten automatisch überprüft werden.

Die Überprüfungen zu den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes wurden mit Release 15.3.0 im Juli 2023 eingeführt. Die Prüfungen werden ab diesem Datum für alle neuen Zeiterfassungen durchgeführt, jedoch nicht rückwirkend.

Regelungen zu Arbeitszeiten (§3 ArbZG)

Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

ZeitFabrik führt hierzu folgende automatische Überprüfungen durch:

• Arbeitszeit an keinem Arbeitstag länger als 10 Stunden

• Tägliche Arbeitszeit im Durchschnitt (letzte 24 Wochen) nicht länger als 8 Stunden

Regelungen zu Pausenzeiten (§4 ArbZG)

Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen. Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne Ruhepause beschäftigt werden.

ZeitFabrik führt hierzu folgende automatische Überprüfungen durch:

• Ruhepausen in Summe von mindestens 30 Minuten bei Arbeitszeit zwischen 6 und 9 Stunden, wobei hier nur Ruhepausen von mindestens 15 Minuten berücksichtigt werden

• Ruhepausen in Summe von mindestens 45 Minuten bei Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden, wobei hier nur Ruhepausen von mindestens 15 Minuten berücksichtigt werden

Regelungen zu Ruhezeiten (§5 ArbZG)

(1) Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.

ZeitFabrik führt hierzu folgende automatische Überprüfungen durch:

• Ruhezeit von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen

Regelungen zur Zeiterfassung (§16 ArbZG - Referentenentwurf vom 27.03.2023)

(2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen.

ZeitFabrik führt hierzu folgende automatische Überprüfungen durch:

• Zu jedem Kalendertag mit einer positiven Sollarbeitszeit existiert mindestens eine Zeiterfassung.

Die Sollarbeitszeit wird über die Arbeitszeitvereinbarung definiert. Damit die Prüfung auf Vollständigkeit der Zeiterfassung sinnvoll möglich ist, sollten zudem Urlaube, Krankmeldungen und Feiertage in ZeitFabrik verwaltet werden. Wie du das Zeitkonto einrichten kannst, erfährst du hier.

Überprüfungen verwalten

Überprüfungen deaktivieren

Um die Überprüfungen zu deaktivieren, musst du Organisationsinhaber oder Nutzer mit Admin-Rechten sein. Wer die Auswertung der Überprüfungen ansehen darf, erfährst du weiter unten.

In ZeitFabrik sind die Überprüfungen der Regelungen des Arbeitszeitgesetzes standardmäßig aktiviert. Wenn du diese aus bestimmten Gründen deaktivieren möchstest, klicke im Menü “Organisation” auf den Punkt “Arbeitszeitgesetz“ und anschließend auf den Button “Deaktivieren”. Du kannst die Überprüfugen jederzeit wieder aktivieren.

Personen ausschließen

In ZeitFabrik werden die Überprüfungen der Regelungen des Arbeitszeitgesetzes standardmäßig für alle Personen durchgeführt. Wenn die Überprüfungen für bestimmte Personen (z.B. Führungskräfte, Freelancer) nicht durchgeführt werden sollen, kannst du diese von den Überprüfungen ausschließen.

Klicke hierzu im Menü “Organisation” auf den Punkt “Arbeitszeitgesetz“. Unten auf der Seite kannst du einzelne Personen auswählen und zur Liste der Personen hinzufügen, für die die Überprüfungen nicht durchgeführt werden sollen. Wenn du eine Person wieder aus der Liste löschst, werden die Überprüfungen für diese Person unmittelbar wieder durchgeführt.

Überprüfungen auswerten

Gesamtübersicht

Nach Klick auf den Menüpunkt “Überprüfungen” im Menü “Controlling” siehst du in einer Übersicht, bei welchem deiner Mitarbeiter eine Regel des Arbeitszeitgesetzes verletzten wurden. ZeitFabrik bietet dir dafür sinnvolle Filtermöglichkeiten an (laufende Woche, laufender Monat, letzte 6 Monate, Keine Beschränkung). Gibt es keine Regelverletzungen im ausgewählten Zeitraum, wird ein grüner Haken angezeigt, andernfalls ein gelbes Warndreieck. Klick auf die entsprechende Zeile, um zu erfahren, wann welche Regeln verletzt wurden.

Ergebnisse je Mitarbeiter

Um zu sehen, welche Regeln wann verletzt wurden, klicke entweder in der Gesamtübersicht auf eine Zeile oder klicke im Seitenmenü deines Mitarbeiters auf den Punkt “Überprüfungen”. Hier findest du eine Liste aller Verletzungen innerhalb der letzten 24 Wochen.

Mitarbeitersicht

Du kannst ZeitFabrik so einstellen, dass jeder Mitarbeiter selbst nachvollziehen kann, welche Regeln bei ihm verletzt wurden (siehe unten - Berechtigung prüfen). In diesem Fall kann jeder Mitarbeiter im Menü “Zeiten” auf “Überprüfungen” klicken und sieht dann die Liste der aller Verletzungen der letzten 24 Wochen.

Berechtigung prüfen

In ZeitFabrik kannst du einstellen, wer die Ergebnisse der Überprüfungen ansehen darf. Öffne dazu das Menü “Organisation”, gehe zu “Organisationseinheiten” und klicke auf deine Organisationseinheit. Klicke nun im linken Menü auf “Aufgaben”. Im Bereich “Zeiterfassung” kannst du hierzu folgende Optionen wählen:

• Vorgesetzte betrachten Überprüfungen des ArbZG für Mitarbeiter: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer die Ergebnisse der Überprüfungen seiner Mitarbeiter ansehen.

• Vorgesetzte betrachten Überprüfungen des ArbZG für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer die Ergebnisse der Überprüfungen für sich selbst ansehen.

• Mitarbeiter betrachten Überprüfungen des ArbZG für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Mitarbeiter die Ergebnisse der Überprüfungen für sich selbst ansehen.

Mehr zur Einstellung von Berechtigungen findest du hier.

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