Team einladen
Auf dieser Seite erfährst du, wie du deine Kolleginnen und Kollegen zu deiner Organisation hinzufügst und zu ZeitFabrik einlädst.
Personal anlegen
Du kannst nun deine Kolleginnen und Kollegen einzeln in ZeitFabrik anlegen. Alternativ kannst du eine Liste von Personen importieren - mehr dazu hier.
Um neues Personal anzulegen, klicke auf den Button “Anlegen” oberhalb der Liste aller Personen. Du legst nun in mehreren Schritten wichtige Daten für deine neue Kollegin oder deinen neuen Kollegen fest. Dabei macht ZeitFabrik dir bereits Vorschläge, die in vielen Fällen passend sind. Du kannst alle Daten nachträglich ändern.
Vor- und Nachname
Gib als erstes Vor- und Nachname deiner Kollegin oder deines Kollegen an. Optional kannst du zudem eine Personalnummer erfassen.
Anwendungsbereich und Rolle
Nun wählst du aus, wie und in welcher Rolle ZeitFabrik verwendet werden soll. Wenn deine Kollegin oder dein Kollege zunächst nur Arbeitszeiten erfassen soll, wähle “Arbeitszeiten erfassen” als Anwendungsbereich aus. In diesem Fall werden einige der folgenden Schritte übersprungen und du kannst direkt mit der Erfassung der E-Mail-Adresse fortfahren. Du kannst diese Einstellung später jederzeit rückgängig machen und das Zeitkonto vollständig einrichten.
Wähle zudem Rolle und Organisationseinheit aus:
Rolle: Nutzer in ZeitFabrik können Mitarbeiter oder Vorgesetzte sein. Ein Vorgesetzer darf z.B. Urlaubsanträge anderer Mitarbeiter genehmigen oder Zeiterfassungseinträge anderer Mitarbeiter einsehen. Ein Mitarbeiter kann Urlaubsanträge stellen und seine eigenen Zeiten erfassen.
Organisationseinheit: Im einfachsten Fall besteht deine Organisation aus einer einzigen Organisationseinheit - dem gesamten Unternehmen, Betrieb oder Firma. Wähle diese Organisationseinheit hier aus. Du kannst später weitere Organisationseinheiten hinzufügen, wenn du deine Organisation feiner untergliedern möchtest.
Wichtige Zeitpunkte
Lege im nächsten Schritt folgende Zeitpunkte fest:
Start des Arbeitsvertrags: Das Einstellungsdatum. Wenn du ZeitFabrik nicht rückwirkend verwenden möchstest, kannst du die Einstellung beim aktuellen Tag belassen.
Ende des Arbeitsvertrags: Das Datum, wann der Arbeitsvertrag beendet wird.
Start der Verwendung von ZeitFabrik: Das Datum, ab wann Zeiten in ZeitFabrik erfasst werden sollen.
Tägliche Arbeitszeiten
Lege nun die täglichen Arbeitszeiten deiner Kollegin oder deines Kollegen fest. Diese richten sich nach der vetraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit.
Urlaubsanspruch
Lege fest, auf wie viel Kalendertage Urlaub pro Jahr deine Kollegin oder dein Kollege Anspruch hat. Falls noch Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr bestehen oder bereits Urlaub in diesem Kalenderjahr genommen wurde, kannst du dies in einem späteren Schritt erfassen.
Überstundenkonto
Falls ihr Überstunden aus einem anderen System übernehmen möchtet, kannst du diese hier erfassen.
Urlaubskonto
Falls Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr bestehen oder bereits Urlaub in diesem Kalenderjahr genommen wurde, kannst du dies hier erfassen:
Urlaubsanspruch: Der Anspruch an Urlaubstagen für das laufende Kalenderjahr. Basierend auf dem Start des Arbeitsvertrags und dem jährlichen Urlaubsanspruch wird diese Zahl automatisch ermittelt und hier vorgeschlagen.
Verwendeter Urlaub: Anzahl an Urlaubstagen, die im laufenden Kalenderjahr bereits genommen wurden.
Urlaubsübertrag: Anzahl an Urlaubstagen, die aus dem Vorjahr übertragen werden soll.
E-Mail Adresse
Gib die E-Mail Adresse an, unter der deine Kollegin oder dein Kollege zu ZeitFabrik eingeladen werden soll.
Überprüfung
Im letzten Schritt kannst du deine Angaben noch einmal überprüfen. Wenn alles in Ordnung ist, klicke auf “Anlegen”. Deine Kollegin oder dein Kollege ist nun als Nutzer in ZeitFabrik angelegt und erhält eine Einladung per E-Mail.
Nach Bestätigung der Einladung kann sich deine Kollegin oder dein Kollege bei ZeitFabrik registrieren und sofort mit der Erfassung der Arbeitszeiten starten.