Stundenzettel verwalten

Auf dieser Seite erfährst du, wie du Stundenzettel erstellen, freigeben, drucken und exportieren kannst.

Mit ZeitFabrik kannst du monatliche Stundenzettel erstellen. Dabei werden automatisch all deine erfassten Arbeitszeiten berücksichtigt, ohne dass du diese nochmals erfassen musst. Dein Stundenzettel kann nach Freigabe durch deinen Vorgesetzten gedruckt oder nach DATEV exportiert werden.

Um die Stunden für den Stundenzettel korrekt zu ermitteln, ist es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter eine gültige Arbeitszeitvereinbarung besitzt.

Eigene Stundenzettel verwalten

Stundenzettel ansehen

Klicke im Menü “Zeiten” auf “Stundenzettel”, um deine bisherigen Stundenzettel anzusehen. Du siehst zu jedem Stundenzettel Name, Zeitraum, Arbeitszeit und den Status.

Stundenzettel erstellen

Klicke oberhalb der Liste der Stundenzettel auf “Anlegen”, um einen neuen Stundenzettel anzulegen:

• Zeitraum: Wähle den Kalendermonat aus, für den der Stundenzettel erstellt werden soll.

• Name: Jeder Stundenzettel muss einen eindeutigen Namen erhalten. ZeitFabrik schlägt dir vor, den Namen des Monats zu verwenden, für den der Stundenzettel erstellt werden soll.

Du kannst für jeden Kalendermonat beliebig oft einen Stundenzettel erstellen. Dies kann sinnvoll sein, wenn z.B. dein erster Stundenzettel von deinem Vorgesetzten abgelehnt wurde, weil noch Zeiten nachgetragen werden mussten. In diesem Fall musst du für deinen zweiten Stundenzettel einen anderen Namen vergeben (z.B. “Juli 2023 - Version 2”).

Klicke auf den neu erstellten Stundenzettel, um die Details zu überprüfen.

Dein neuer Stundenzettel wird automatisch mit deinen erfassten Arbeitszeiten gefüllt. Dabei werden auch Urlaube, Krankheiten und Feiertage berücksichtigt. Ganz oben siehst du den Zeitraum des Stundenzettels, die Summe aller erfassten Arbeitszeiten und den Status des Stundenzettels. Je Kalendertag werden darunter folgenden Informationen angezeigt:

• Beginn: Beginn der ersten Zeiterfassung an diesem Tag

• Ende: Ende der letzten Zeiterfassung an diesem Tag

• Pausenzeit: Summe der Pausenzeit diesem Tag in Stunden

• Arbeitszeit: Summe der erfassten Arbeitszeit an diesem Tag in Stunden

• Kennzeichnung, ob Feiertag, Urlaub, Krank, Sonderurlaub oder FFÜ

In deinem Stundenzettel werden deine erfassten Arbeitszeiten zu dem Zeitpunkt berücksichtigt, zu dem du den Stundenzettel erstellst. Wenn du nachträglich Änderungen an den Zeiterfassungen vornimmst und möchtest, dass diese im Stundenzettel berücksichtigt werden, kannst du den Stundenzettel löschen und neu erstellen.

Stundenzettel bearbeiten oder löschen

Solange du deinen Stundenzettel noch nicht eingereicht hast, kannst du ihn bearbeiten oder löschen. Klicke dazu auf einen Stundenzettel in der Liste der Stundenzettel und anschließend auf “Bearbeiten”.

Du kannst nun den Zeitraum oder den Namen des Stundenzettels bearbeiten oder den Stundenzettel löschen. Wenn du den Zeitraum des Stundenzettels veränderst, wird dein Stundenzettel neu mit deinen erfassten Arbeitszeiten gefüllt.

Stundenzettel einreichen

Wenn du deinen Stundenzettel erstellt und geprüft hast, kannst du ihn bei deinem Vorgesetzten zur Genehmigung und Weiterverarbeitung einreichen. Klicke dazu auf einen Stundenzettel in der Liste der Stundenzettel und anschließend auf “Einreichen”.

Stundenzettel für Mitarbeiter verwalten

Je nach Einstellung der Berechtigung kannst du auch als Vorgesetzter die Stundenzettel deiner Mitarbeitenden ansehen, erstellen und bearbeiten. Klicke hierzu zunächst im Menü auf “Personal”. Du siehst nun eine Liste aller Mitarbeitenden. Wähle den Mitarbeiter aus, dessen Stundenzettel du verwalten möchtest. Klicke anschließend im linken Menü auf “Stundenzettel”. Nun werden dir alle Stundenzettel deines Mitarbeiters angezeigt.

Stundenzettel freigeben oder ablehnen

Als Vorgesetzter musst du den Stundenzettel deiner Mitarbeiter freigeben, damit dieser weiter verarbeitet werden kann. Ein kleiner oranger Kreis im rechten Bereich der Menüleiste von ZeitFabrik weist dich darauf hin, dass Einträge zu prüfen sind. Wenn du das Symbol mit dem kleinen orangen Kreis klickst, siehst du die zu prüfenden Einträge.

Klicke auf den Eintrag, den du prüfen möchtest. Du kannst nun den Stundenzettel akzeptieren oder ablehnen.

Stundenzettel drucken

Als Vorgesetzter kannst du einen genehmigten Stundenzettel drucken oder als PDF exportieren, um ihn z.B. an deine Lohnbuchhaltung zu übergeben. Klicke dazu auf einen Stundenzettel in der Liste der Stundenzettel und anschließend auf “Drucken”.

Stundenzettel Susanne Winter Juni 2023.pdf

Stundenzettel nach DATEV exportieren

Aktuell unterstützt ZeitFabrik das Datenformat zur Übertragung von Stundenzetteln nach DATEV Lohn und Gehalt (LUG) und DATEV LODAS. Damit du Stundenzettel nach DATEV exportieren kannst, muss ZeitFabrik für DATEV eingerichtet sein. Wie das geht, erfährst du hier.

Mit ZeitFabrik hast du zwei Möglichkeiten, Stundenzettel nach DATEV zu übertragen: Du kannst die Stundenzettel einzeln herunterladen und in DATEV importieren oder alle freigegebenen Stundenzettel automatisch nach DATEV übertragen lassen.

Stundenzettel herunterladen

Als Vorgesetzter kannst du einen genehmigten Stundenzettel im DATEV-Format herunterladen um ihn manuell in Datev zu importieren oder an deinen Steuerberater zu übergeben. Klicke dazu auf einen Stundenzettel in der Liste der Stundenzettel und anschließend auf “Herunterladen”. Dein Steuerberater kann die Stundenzettel in die Kalendererfassung importieren und dort ggf. nachbearbeiten.

Stundenzettel automatisch nach DATEV übertragen

In den DATEV-Einstellungen kannst du auswählen, dass alle freigegebenen Stundenzettel automatisch nach DATEV übertragen werden sollen. Wenn du die automatische Übertragung aktiviert hast, erhält dein Steuerberater eine Nachricht, wenn ein freigegebener Stundenzettel nach DATEV übertragen wurde. Dein Steuerberater kann den Stundenzettel dann in DATEV weiter verarbeiten. In ZeitFabrik ändert sich der Status des Stundenzettels auf “übertragen”.

Berechtigung prüfen

In ZeitFabrik kannst du einstellen, wer Stundenzettel anlegen darf. Öffne dazu das Menü “Organisation”, gehe zu “Organisationseinheiten” und klicke auf deine Organisationseinheit. Klicke nun im linken Menü auf “Aufgaben”. Im Abschnitt “Zeiterfassung” kannst du drei Optionen wählen:

• Mitarbeiter legen Stundenzettel für sich selbst an: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Mitarbeiter seine eigenen Stundenzettel anlegen und einreichen. Ein eingereichter Stundenzettel wird dem Vorgesetzten zur Prüfung vorgelegt. Der Vorgesetzer kann den Stundenzettel akzeptieren oder ablehnen.

• Vorgesetze verwalten Stundenzettel für Mitarbeiter: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzer für einen Mitarbeiter Stundenzettel verwalten und freigeben.

• Vorgesetze verwalten Stundenzettel für sich selbst: Ist dieser Haken gesetzt, kann ein Vorgesetzter seine eigenen Stundenzettel verwalten.

Mehr zur Einstellung von Berechtigungen findest du hier.

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