Rechnungen erstellen

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Auf dieser Seite erfährst du, wie du Aufträge an deine Kunden abrechnen kannst.

Rechnungsvorlagen verwalten

In einer Rechnungsvorlage kannst du wiederkehrende Rechnungsinformationen verwalten, um diese nicht bei jeder Rechnung neu erfassen zu müssen. Du kannst eine oder mehrere Rechnungsvorlagen anlegen.

Um deine Rechungsvorlagen zu verwalten, klicke im Menü “Organisation” auf “Rechnungsvorlagen”. Du siehst nun eine Liste der hinterlegten Rechnungsvorlagen. Klicke auf einen Eintrag in der Liste, um eine Rechnungsvorlage zu bearbeiten oder zu löschen. Klicke auf “Anlegen” um eine neue Rechnungsvorlage zu erstellen.

Eine Rechnungsvorlage beinhaltet folgende Informationen:

• Name: Der Name der Rechnungsvorlage.

• Adresse des Rechnungsstellers: Name und Adresse des Rechnungsstellers, also deines Unternehmens.

• USt-IdNr. des Rechnungsstellers: Die Umsatzsteuer-Id des Rechnungsstellers, also deines Unternehmens.

• Nachricht: Eine kurze Nachricht, die auf der Rechnung angezeigt wird.

• Zahlungsfrist: Die Zahlungsfrist, die auf der Rechnung angezeigt wird.

Rechnungen verwalten

ZeitFabrik bietet dir eine einfache Möglichkeit, deine zeitbasierten Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Dabei hat ZeitFabrik nicht den Anspruch, deine ordnungsmäßige Buchführung zu ersetzen, sondern lediglich zu ergänzen.

Rechnung anlegen

Um eine neue Rechnung anzulegen, klicke im Menü “Organisation” auf “Rechnungen” und anschließend auf den Button “Anlegen”. Du kannst nun die Kopfdaten zur Rechnung erfassen:

• Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer, die du nach den buchhalterischen Vorgaben vergeben solltest (z.B. fortlaufend pro Kalederjahr).

• Rechnungsempfänger: Der Kunde, an den die Rechnung gestellt werden soll.

• Adresse des Rechnungsempfängers: Die Adresse des Rechnungsempfängers (wird aus den Stammdaten des Kunden übernommen, kann aber hier überschrieben werden).

• Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird.

• Leistungszeitraum: Der Leistungszeitraum, der auf der Rechnung angegeben werden soll.

• Rechnungsvorlage: Die Rechnungsvorlage, aus der die nachfolgenden Daten übernommen werden sollen.

• Adresse des Rechnungsstellers: Name und Adresse des Rechnungsstellers, also deines Unternehmens (wird aus den Stammdaten des Kunden übernommen, kann aber hier überschrieben werden).

• USt-IdNr. des Rechnungsstellers: Die Umsatzsteuer-Id des Rechnungsstellers, also deines Unternehmens (wird aus den Stammdaten des Kunden übernommen, kann aber hier überschrieben werden).

• Nachricht: Eine kurze Nachricht, die auf der Rechnung angezeigt wird (wird aus den Stammdaten des Kunden übernommen, kann aber hier überschrieben werden).

• Zahlungsfrist: Die Zahlungsfrist, die auf der Rechnung angezeigt wird (wird aus den Stammdaten des Kunden übernommen, kann aber hier überschrieben werden).

Anschließend siehst du die neue Rechnung in der Liste deiner Rechnungen.

Rechnung bearbeiten

Um eine Rechnung zu bearbeiten, klicke in der Liste der Rechnungen auf einen Eintrag.

Du siehst zunächst die Rechnungskopfdaten und kannst diese bearbeiten oder die gesamte Rechnung löschen.

Auftrag abrechnen

Um einen Auftrag abzurechnen, klicke in der Liste der Rechnungen auf einen Eintrag und anschließend auf “Rechnungspositionen”.

Klick nun auf “Aufträge abrechnen” und wähle den Zeitraum und den Auftrag aus, den du abrechnen möchtest. Klicke anschließend auf “Hinzufügen”.

Du kannst nun einen oder mehrere Aufträge des Kunden auswählen und zur Rechnung hinzufügen. Du kannst hinzugefügte Aufträge auch wieder entfernen. Klicke anschließend auf “Abrechnen”. Nun wird je Auftrag eine Rechnungsposition angelegt.

Rechnungsposition bearbeiten

Bei der Abrechnung eines Auftrags werden die abrechnungsrelevanten Daten aus dem Auftrag übernommen. Wenn du diese für eine bestimmte Rechnung anpassen möchtest, klicke auf die entsprechende Rechnungsposition.

Du kannst nun folgende Informationen bearbeiten:

• Beschreibung: Die Beschreibung, die auf der Rechnung zu dieser Position angezeigt wird. Aus dem Auftrag wird hier der Name des Auftrags übernommen.

• Menge: Die abzurechnenden Menge, d.h. in diesem Fall die Menge an Stunden, die auf diesen Auftrag verteilt wurde. Eine Änderung dieser Zahl bewirkt eine Änderung an dieser Rechnungsposition, führt aber zu keiner Änderung der verteilten Stunden.

• Stückpreis: Der Preis für eine abzurechnende Stunde, wird aus dem Auftrag übernommen.

• USt: Der Umsatzsteuersatz für diese Rechnungsposition, wird aus dem Auftrag übernommen.

Zusätzliche Rechnungsposition hinzufügen

Um eine zusätzliche Rechnungsposition z.B. für eine Pauschale hinzuzufügen, klicke in der Liste der Rechnungen auf einen Eintrag und anschließend auf “Rechnungspositionen”.

Klick nun auf “Anlegen” und erfasse die neue Rechnungsposition.

Du kannst hierbei folgende Daten erfassen:

• Beschreibung: Die Beschreibung, die auf der Rechnung zu dieser Position angezeigt wird.

• Menge: Die abzurechnenden Menge.

• Stückpreis: Der Preis, zu dem ein Stück der abzurechnenden Menge in Rechnung gestellt werden soll.

• USt: Der Umsatzsteuersatz für diese Rechnungsposition.

Klicke anschließend auf “Anlegen”. Nun siehst du die neue Rechnungsposition in deiner Rechnung.

Rechnung herunterladen

Nachdem du deine Rechnung erstellt und die Rechnungspositionen angelegt hast, kannst du die fertige Rechnung als PDF herunterladen und an deinen Kunden versenden. Klicke hierzu in der Liste der Rechnungen auf einen Eintrag und anschließend auf “Herunterladen”.

Optional kannst du das Briefpapier deines Unternehmens (als Grafikdatei im A4-Format) hochladen. Klicke anschließend auf “Herunterladen”, um ein PDF deiner Rechnung zu erzeugen.

05_2023_Rotkäppchen KG.pdf

Stundennachweis herunterladen

Nachdem du deine Rechnung erstellt und die Rechnungspositionen angelegt hast, kannst du einen Stundennachweis als PDF herunterladen und als Anlage zur Rechnung an deinen Kunden versenden. Klicke hierzu in der Liste der Rechnungen auf einen Eintrag und anschließend auf “Herunterladen”.

Optional kannst du das Briefpapier deines Unternehmens (als Grafikdatei im A4-Format) hochladen. Klicke anschließend auf “Herunterladen”, um ein PDF deines Stundennachweises zu erzeugen. Im Stundennachweis werden alle verteilten Zeiten je Auftrag mit Datum, Name des Mitarbeitenden, Dauer und Kommentar aufgeführt.

05_2023_Rotkäppchen KG_Stundennachweis.pdf

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