Personal verwalten

Auf dieser Seite erfährst du, wie du Personal in ZeitFabrik verwalten kannst.

Mit Personal sind alle Personen gemeint, die ZeitFabrik innerhalb deiner Organisation nutzen sollen. Jede Person erhält automatisch ein eigenes Benutzerkonto und einen eigenen Zugang zu ZeitFabrik.

Personal ansehen

Wenn du im Menü auf “Personal” klickst, siehst du eine Liste aller Personen. Klicke auf eine Person, um Details zu dieser Person anzusehen und zu bearbeiten.

Personal bearbeiten oder deaktiveren

Als Organisationsinhaber oder Nutzer mit Adminrechten kannst du die Daten einer einer Person ändern:

• Vorname

• Nachname

• Personalnummer (optional)

Du kannst zudem eine Person deaktivieren. Eine Deaktivierierung führt dazu, dass sich der Benutzer nicht mehr als diese Person bei deiner Organisation anmelden und keine Zeiten mehr erfassen kann. Alle bereits erfassten Zeiten dieser Person bleiben allerdings weiterhin erhalten.

Personal anlegen

Du benötigst Adminrechte oder musst Organisationsinhaber sein, um ein Personal anzulegen, zu ändern oder zu deaktivieren. Mehr zu Berechtigungen in ZeitFabrik erfährst du hier.

Um neues Personal anzulegen, klicke auf den Button “Anlegen” oberhalb der Liste aller Personen. Du legst nun in mehreren Schritten wichtige Daten für deine neue Kollegin oder deinen neuen Kollegen fest. Dabei macht ZeitFabrik dir bereits Vorschläge, die in vielen Fällen passend sind. Du kannst alle Daten nachträglich ändern.

Vor- und Nachname

Gib als erstes Vor- und Nachname deiner Kollegin oder deines Kollegen an. Optional kannst du zudem eine Personalnummer erfassen.

Anwendungsbereich und Rolle

Nun wählst du aus, wie und in welcher Rolle ZeitFabrik verwendet werden soll. Wenn deine Kollegin oder dein Kollege zunächst nur Arbeitszeiten erfassen soll, wähle “Arbeitszeiten erfassen” als Anwendungsbereich aus. In diesem Fall werden einige der folgenden Schritte übersprungen und du kannst direkt mit der Erfassung der E-Mail-Adresse fortfahren. Du kannst diese Einstellung später jederzeit rückgängig machen und das Zeitkonto vollständig einrichten.

Wähle zudem Rolle und Organisationseinheit aus:

• Rolle: Nutzer in ZeitFabrik können Mitarbeiter oder Vorgesetzte sein. Ein Vorgesetzer darf z.B. Urlaubsanträge anderer Mitarbeiter genehmigen oder Zeiterfassungseinträge anderer Mitarbeiter einsehen. Ein Mitarbeiter kann Urlaubsanträge stellen und seine eigenen Zeiten erfassen.

• Organisationseinheit: Im einfachsten Fall besteht deine Organisation aus einer einzigen Organisationseinheit - dem gesamten Unternehmen, Betrieb oder Firma. Wähle diese Organisationseinheit hier aus. Du kannst später weitere Organisationseinheiten hinzufügen, wenn du deine Organisation feiner untergliedern möchtest.

Wichtige Zeitpunkte

Lege im nächsten Schritt folgende Zeitpunkte fest:

• Start des Arbeitsvertrags: Das Einstellungsdatum. Wenn du ZeitFabrik nicht rückwirkend verwenden möchstest, kannst du die Einstellung beim aktuellen Tag belassen.

• Ende des Arbeitsvertrags: Das Datum, wann der Arbeitsvertrag beendet wird.

• Start der Verwendung von ZeitFabrik: Das Datum, ab wann Zeiten in ZeitFabrik erfasst werden sollen.

Tägliche Arbeitszeiten

Lege nun die täglichen Arbeitszeiten deiner Kollegin oder deines Kollegen fest. Diese richten sich nach der vetraglich vereinbarten Wochenarbeitszeit.

Urlaubsanspruch

Lege fest, auf wie viel Kalendertage Urlaub pro Jahr deine Kollegin oder dein Kollege Anspruch hat. Falls noch Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr bestehen oder bereits Urlaub in diesem Kalenderjahr genommen wurde, kannst du dies in einem späteren Schritt erfassen.

Überstundenkonto

Falls ihr Überstunden aus einem anderen System übernehmen möchtet, kannst du diese hier erfassen.

Urlaubskonto

Falls Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr bestehen oder bereits Urlaub in diesem Kalenderjahr genommen wurde, kannst du dies hier erfassen:

• Urlaubsanspruch: Der Anspruch an Urlaubstagen für das laufende Kalenderjahr. Basierend auf dem Start des Arbeitsvertrags und dem jährlichen Urlaubsanspruch wird diese Zahl automatisch ermittelt und hier vorgeschlagen.

• Verwendeter Urlaub: Anzahl an Urlaubstagen, die im laufenden Kalenderjahr bereits genommen wurden.

• Urlaubsübertrag: Anzahl an Urlaubstagen, die aus dem Vorjahr übertragen werden soll.

E-Mail Adresse

Gib die E-Mail Adresse an, unter der deine Kollegin oder dein Kollege zu ZeitFabrik eingeladen werden soll.

Überprüfung

Im letzten Schritt kannst du deine Angaben noch einmal überprüfen. Wenn alles in Ordnung ist, klicke auf “Anlegen”. Deine Kollegin oder dein Kollege ist nun als Nutzer in ZeitFabrik angelegt und erhält eine Einladung per E-Mail.

Personal importieren

Wenn du bereits eine Excel-Liste oder CSV-Datei mit Personen hast, die du anlegen möchtest, kannst du diese direkt in ZeitFabrik importieren. Klicke dazu auf den Button “Importieren” oberhalb der Liste aller Personen.

Datei hochladen

Wähle im ersten Schritt deine CSV-Datei aus, die du hochladen möchtest. Wenn du eine Excel-Datei hast, speichere diese als “CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennte Datei)“ ab und lade sie anschließend in ZeitFabrik hoch.

Die CSV-Datei muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Die Datei muss mindestens Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adressen enthalten. Optional können Personalnummern enthalten sein.

• Die Datei muss eine Kopfzeile mit Spaltenüberschriften enthalten.

• Die Spalten müssen durch ein Semikolon getrennt sein.

• Die Datei muss UTF-8 codiert sein.

Am einfachsten kannst du diese Anforderungen erfüllen, in dem du eine Excel-Datei als “CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennte Datei)“ abspeicherst und anschließend in ZeitFabrik hochlädst.

Spaltenüberschriften zuordnen

Falls deine Import-Datei nicht die gleichen Spaltenüberschriften wie ZeitFabrik verwendet (z.B. “Name” statt “Nachname”), kannst du hier auswählen, wie die entsprechende Spalte in deiner Import-Datei heißt.

Organisationseinheit auswählen

Wenn deine Organisation mehr als eine Organisationseinheit besitzt, kannst du im nächsten Schritt auswählen, zu welcher Organisationseinheit die importierten Personen als Mitarbeiter hinzugefügt werden sollen. Wenn deine Organisation nur eine Organisationseinheit besitzt, werden die importierten Personen zu dieser einen Organisationseinheit als Mitarbeiter hinzugefügt und dieser Schritt wird nicht angezeigt.

Überprüfung

Im letzten Schritt wird dir angezeigt, welche Mitarbeiter in der Import-Datei gefunden wurden und nun importiert werden können. Wenn du auf “Mitarbeiter importieren” klickst, werden alle importierbaren Mitarbeiter in ZeitFabrik angelegt und direkt zu ZeitFabrik eingeladen.

Verwandte Artikel