Organisationseinheiten verwalten

Auf dieser Seite erfährst du, was eine Organisationseinheit ist und wie du Organisationseinheiten in ZeitFabrik verwalten kannst.

Einführung zu Organisationseinheiten

Mit Organisationseinheiten kannst du deine Organisation (deine Firma, dein Unternehmen, deinen Betrieb) in ZeitFabrik in kleinere Einheiten wie z.B. Abteilungen oder Teams untergliedern. Während Zeiterfassungen auf Ebene der Organisation existieren, gelten Berechtigungen z.B. zur Genehmigung von Urlauben, zur Verteilung von Zeiten auf bestimmte Aufträge oder zur Verwaltung von Mitarbeitern auf Ebene der Organisationseinheit.

In ZeitFabrik kannst du beliebig viele Organisationseinheiten innerhalb einer Organisation anlegen. Du kannst Mitglied einer Organisationseinheit in der Rolle “Vorgesetzter” oder in der Rolle “Mitarbeiter” sein. Du kannst auch Mitglied in unterschiedlichen Rollen in mehreren Organisationseinheiten sein.

Was ein Vorgesetzter und was ein Mitarbeiter innerhalb einer Organisationseinheit darf und was nicht, kannst du in den Aufgaben der Organisationseinheit festlegen (siehe unten).

Beispiel 1: Einfache Organisation mit einer Ebene

Im einfachsten Fall besitzt deine Organisation genau eine Organisationseinheit. Wenn du eine neue Organisation anlegst, wird eine Organisationseinheit mit gleichem Namen mit angelegt. Alle Mitarbeiter sind Teil der einen Organisationseinheit.

Im hier dargestellten Beispiel ist Michael Schmidt Vorgesetzter in der Demo Firma GmbH. Susanne Winter und Timo Meyer sind Mitarbeiter in der Demo Firma GmbH.

Was wer darf und was nicht, ist in den Aufgaben der Organisationseinheit festgelegt. In diesem Beispiel kann Michael Schmidt als Vorgesetzter z.B. die Zeiterfassungen und Urlaube von all seinen Mitarbeitern sehen. Susanne Winter kann ihre eigenen Zeiterfassungen sehen. Wenn Susanne Winter nun z.B. einen Urlaubsantrag stellt, wird der Urlaubsantrag ihrem Vorgesetzten, Michael Schmidt, zur Genehmigung vorgelegt. Michael Schmidt kann seinen eigenen Urlaub anlegen, ohne dass er eine Genehmigung benötigt.

Beisipiel 2: Organisation mit zwei Ebenen

Du kannst Organisationseinheiten verwenden, um Hierarchien innerhalb deines Unternehmens abzubilden.

Im hier dargestellten Beispiel besteht die Demo Firma GmbH aus den zwei Abteilungen A und B. Susanne Winter ist Abteilungsleiterin der Abteilung A und Vorgesetzte von Simone Sommer und Frauke Frühling. Timo Meyer ist Abteilungsleiter der Abteilung B und Vorgesetzter von Olga Schulze und Otto Müller. Michael Schmidt ist Geschäftsführer der Demo Firma GmbH und damit Vorgesetzter von Susanne Winter und Timo Meyer.

Was wer darf und was nicht, ist in den Aufgaben der Organisationseinheiten festgelegt. In diesem Beispiel ist Susanne Winter zum einen als Vorgesetzte Mitglied der Organisationseinheit Abteilung A, zum anderen als Mitarbeiterin Mitglied der übergeordneten Organisationseinheit Demo Firma GmbH. Dies hat zur Folge, dass Michael Schmidt z.B. die Zeiterfassungen und Urlaube von Susanne Winter als ihr Vorgesetzter sehen kann. Wenn Frauke Frühling einen Urlaubsantrag einreicht, muss Susanne Winter ihn genehmigen. Wenn Susanne Winter einen Urlaubsantrag einreicht, muss Michael Schmidt den Urlaub genehmigen. Michael Schmidt kann seinen eigenen Urlaub anlegen, ohne dass er eine Genehmigung benötigt.

Beispiel 3: Flache Organisation mit mehreren Teams

ZEITFABRIK PROFESSIONAL

Du kannst Organisationseinheiten verwenden, um zu steuern, auf welche Aufträge die Mitarbeiter ihre Zeiten verteilen können.

Im hier dargestellten Beispiel hat die Demo Firma GmbH zwei Teams 1 und 2. Alle Personen sind Mitarbeiter der Demo Firma GmbH, deren Vorgesetzter Michael Schmidt ist. Susanne Winter und Simone Sommer sind Mitglied von Team 1. Timo Meyer und Olga Schulze sind Mitglied von Team 2. Frauke Frühling arbeitet in beiden Teams und ist daher Mitglied in Team 1 und in Team 2.

Was wer darf und was nicht, ist in den Aufgaben der Organisationseinheiten festgelegt. In diesem Beispiel würden alle Aufgaben in Bezug auf Zeiterfassungen, Urlaube usw. in der Organisationseinheit Demo Firma GmbH festgelegt, analog zu Beispiel 1 oben. Im Team 1 und 2 sind lediglich die Aufgaben zur Zeitverteilung aktiviert. Bei der Anlage eines Auftrags kann nun ein Team ausgewählt werden. Nur die Mitglieder dieses Teams können dann Zeiten auf diesen Auftrag verteilen.

Organisationseinheiten verwalten

Organisationseinheit anlegen

Wenn du im Menü “Organisation” auf “Organisationseinheiten” klickst, siehst du eine Liste aller Organisationseinheiten. Klicke auf “Anlegen”, um eine neue Organisationseinheit anzulegen.

Organisationseinheit bearbeiten

Wenn du im Menü “Organisation” auf “Organisationseinheiten” klickst, siehst du eine Liste aller Organisationseinheiten. Klicke auf die Organisationseinheit, die du bearbeiten möchtest. Du kannst nun den Namen der ausgewählten Organisationseinheit ändern oder die Organisationseinheit löschen.

Mitglieder hinzufügen und entfernen

Um zu sehen, wer Mitglied einer Organisationseinheit sind, klicke auf den Menüpunkt “Mitglieder” innerhalb einer Organisationseinheit. Du kannst Mitglied einer Organisationseinheit in der Rolle “Vorgesetzter” oder in der Rolle “Mitarbeiter” sein. Du kannst auch Mitglied in unterschiedlichen Rollen in mehreren Organisationseinheiten sein.

Wähle eine Rolle und eine Person aus und klicke auf “Hinzufügen”, um jemanden deiner Organisationseinheit hinzuzufügen. Die Person muss bereits als Mitglied zu deiner Organisation eingeladen worden sein, damit du sie hier hinzufügen kannst.

Klicke auf “Entfernen”, um ein Mitglied aus deiner Organisationseinheit zu entfernen. Die Person bleibt weiterhin als Mitglied deiner Organisation erhalten, es wird lediglich die Mitgliedschaft in deiner Organisationseinheit beendet.

Aufgaben verwalten

Einige der hier darstellten Aufgaben sind nur in ZeitFabrik Professional verfügbar.

Um zu sehen, was die Personen in einer Organisationseinheit dürfen und was nicht, klicke auf den Menüpunkt “Aufgaben” innerhalb einer Organisationseinheit. Hier kannst du die einzelnen Aufgaben nach Themen gruppiert aktivieren oder deaktivieren.

Es gibt Aufgaben für Vorgesetzte der Organisationseinheit und Aufgaben für Mitarbeiter der Organisationseinheit. Ob eine Person eine Aufgabe und die damit verbundenen Rechte bekommt, hängt davon ab, welche Rolle er in dieser Organisationseinheit hat.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Arten von Aufgaben:

• Aufgaben, die innerhalb der ganzen Organisation gelten (z.B. “Vorgesetzte verwalten Feiertage”): Wenn eine Person diese Aufgabe in mindestens einer Organisationseinheit hat, dann hat sie sie automatisch für die gesamte Organisation.

• Aufgaben, die für bestimmte Personen innerhalb der Organisationseinheit gelten:

  • Aufgaben, die für die Person selbst gelten: Wenn eine Person diese Aufgabe hat, gilt dies für ihre eigenen Daten (z.B. “Mitarbeiter verwalten Zeiterfassungen für sich selbst”).

  • Aufgaben, die für alle Mitarbeiter der Organisationseinheit gelten: Wenn eine Person diese Aufgabe hat, gilt dies für die Daten aller Mitarbeiter der Organisationseinheit (z.B. “Vorgesetzte verwalten Zeiterfassungen für Mitarbeiter”).

Wenn du eine neue Organisation anlegst, wird eine Organisationseinheit mit gleichem Namen mit angelegt. Die Aufgaben in dieser Organisationseinheit sind bereits voreingestellt, so dass ihr direkt loslegen könnt. Wenn du eine weitere Organisationseinheit anlegst, sind hier zunächst säntliche Aufgaben deaktiviert und du kannst entscheiden, welche Aufgaben aktiviert werden sollen.

Die Liste der Aufgaben wir regelmäßig erweitert, wenn neue Features zu ZeitFabrik hinzukommen. Mehr zu Berechtigungen in ZeitFabrik erfährst du hier.

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