DATEV

Auf dieser Seite erfährst du, wie du eine Schnittstelle zu DATEV einrichtest, um Stundenzettel nach DATEV zu exportieren.

Aktuell unterstützt ZeitFabrik die Übertragung von Stundenzetteln nach DATEV Lohn und Gehalt und DATEV LODAS. Zur Einrichtung musst du Organisationsinhaber oder Nutzer mit Admin-Rechten sein. Für die Einrichtung der automatischen Übertragung benötigst du Informationen zu deinem DATEV-Account, die du von deinem Steuerberater erhalten kannst.

Export von Stundenzetteln nach DATEV einrichten

DATEV verwendet zur Zuordnung von Stundenzetteln zu deinen Mitarbeitern die Personalnummer. Daher musst du in ZeitFabrik zu jedem Mitarbeiter die korrekte Personalnummer aus DATEV erfassen, ansonsten können die Stundenzettel nicht übernommen werden.

Die folgenden Schritte sind notwendig, um Stundenzettel manuell oder automatisch nach DATEV zu übertragen.

DATEV-Konfiguration anlegen

Im ersten Schritt legst du eine DATEV-Konfiguration in ZeitFabrik an. Klicke hierzu im Menü “Connect” auf den Menüpunkt “DATEV” und anschließend auf “Anlegen”. Eine DATEV-Konfiguration besteht aus folgenden Informationen:

• Beraternummer: Die Beraternummer deines Steuerberaters in DATEV.

• Mandantennummer: Die Nummer deines Unternehmens in DATEV.

• DATEV Export Format: Hier entscheidest du, ob die Stundenzettel im Format für Lohn und Gehalt (LUG) oder im Format für LODAS erstellt werden sollen.

• Personalnummer zusätzlich als betriebliche Personalnummer importieren (Kennzeichen PersNr. als betriebl. PersNr. importieren): Einstellung, wie die Personalnummer zu importieren ist.

• E-Mail Adresse für Benachrichtigungen: Optional kannst du eine E-Mail-Adresse angeben, an die bei jedem neuen Export nach DATEV eine Benachrichtigung versandt wird, so dass z.B. dein Steuerberater informiert wird, wenn ein neuer Export vorliegt.

DATEV-Konfigurationsdatei herunterladen und in DATEV einspielen

Im zweiten Schritt klickst du auf “DATEV-Konfigurationsdatei herunterladen” und lädst die DATEV-Konfigurationsdatei aus ZeitFabrik herunter und spielst sie in DATEV ein (bzw. übergibst sie deinem Steuerberater, der dies für dich erledigt - über das Menü Extras | ASCII-Import Assistent). Die DATEV-Konfigurationsdatei beinhaltet Informationen darüber, wie die Export-Dateien aus ZeitFabrik aufgebaut sind, damit diese von DATEV verarbeitet werden können.

Automatische Übertragung nach DATEV einrichten

Die DATEV-Anbindung zur automatisierten Übertragung befindet sich noch in der Prüfung durch DATEV und wartet auf die offzielle Freigabe für den Produktivbetrieb. Ein manueller Export von Stundenzetteln nach DATEV ist bereits jetzt möglich.

Die folgenden Schritte sind ausschließlich dann notwendig, wenn die Stundenzettel automatisch nach DATEV übertragen werden sollen.

Verbindung zu DATEV herstellen

Im nächsten Schritt musst du dich einmalig mit deiner Benutzerkennung bei DATEV authentifizieren und autorisieren, dass ZeitFabrik auf DATEV zugreifen darf. Klicke dazu auf “Mit DATEV verbinden” und folge den Anweisungen von DATEV.

Nach erfolgreicher Verbindung kannst du die DATEV-Konfiguration in ZeitFabrik nicht mehr ändern. Mit Klick auf “Verbundene Anwendungen verwalten“ kannst du die Berechtigungen von ZeitFabrik in DATEV einsehen, ändern und zurücknehmen. Mit Klick auf “DATEV-Verbindung trennen” kannst du die Verbindung zu DATEV wieder aufheben, falls du neu von vorne mit der Einrichtung starten möchtest.

DATEV Export aktivieren

Im letzten Schritt kannst du den Export der Stundenzettel nach DATEV aktivieren. Nun wird jeder freigegebene Stundenzettel automatisch nach DATEV exportiert und kann dort von deinem Steuerberater weiter verarbeitet werden. Den Übertragungsstatus nach DATEV kannst du in ZeitFabrik in der Detailansicht des Stundenzettels sehen.

Nachbearbeitung in DATEV

Lohnarten in DATEV

Für die Einträge im Stundenzettel werden nachfolgende Lohnarten für DATEV verwendet:

Einzelne Einträge des Stundenzettels können in der Maske für die Kalendererfassung in DATEV bei Bedarf angepasst werden.

Fälle mit notwendiger Nachbearbeitung

Die erfassten Stunden werden korrekt nach DATEV übertragen und können dort direkt weiterverabeitet werden. In folgenden Fällen ist aktuell noch eine manuelle Nachbearbeitung notwendig:

• Krankmeldung: ZeitFabrik überträgt die erfassten Krankmeldungen für alle Arbeitstage, für die eine Krankmeldung erfasst wurde. Kranmeldungen für eingeschlossene arbeitsfreie Tage müssen in DATEV nacherfasst werden.

Fehlerbehandlung

Wenn bei der automatischen Übertragung von freigegebenen Stundenzetteln nach DATEV ein Fehler auftritt, kannst du dies in der Detailansicht des Stundenzettels sehen. Bitte wende dich mit dieser Fehlermeldung an unseren Support.

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